Top các việc làm thư ký trợ lý hấp dẫn, ứng tuyển ngay

1. Khái niệm thư ký, trợ lý là gì?

 Theo Wikipedia thì thư ký là người  thực hiện những công việc có liên quan tới công tác hỗ trợ trong việc quản lý và điều hành ở trong văn phòng, đảm nhận các nhiệm vụ việc làm có liên quan tới giấy tờ, các việc tạp vụ hành chính, soạn thảo, sắp xếp hồ sơ, tiếp khách, sắp xếp lịch trình, tổ chức họp hành, lên lịch làm việc cho giám đốc.

Việc làm thư ký trợ lý là gì?

 Nếu trước đây, nghề thư ký chỉ thực hiện những chức năng có liên quan tới hoạt động ghi chép lại biên bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên thì ngày nay, chức năng, nhiệm vụ của họ đã được mở rộng, đưa vị trí này trở thành một nghề phổ biến của xã hội hiện đại.

2. Cơ hội việc làm thư ký trợ lý

2.1. Việc làm thư ký - trợ lý nắm giữ vai trò quan trọng

 Theo Cục thống kê Lao động Hoa Kỳ thì việc làm thư ký dự kiến sẽ tăng 3% tính đến năm 2024, có mức tăng trưởng tương tự với các ngành nghề khác.

 Bước vào thời đại công nghệ số, nhiệm vụ của người thư ký được mở rộng hơn rất nhiều nhờ vào sự tiến bộ của công nghệ mới, sự tự động hóa. Do đó, cho phép người làm thư ký, trợ lý có thể hoàn thành được khối lượng lớn công việc, dễ dàng thích ứng với các nhiệm vụ thay đổi ở trong nhiều môi trường làm việc văn phòng.

Cơ hội việc làm thư ký trợ lý

 Những công ty nhỏ hơn có thể thuê ngoài những người có nhu cầu tìm việc trợ lý ảo nhưng người thư ký nội bộ vẫn được trông đợi nhiều hơn vì họ sẽ là thành viên quan trọng của công ty, là thành phần không thể thiếu trong đội ngũ nhân viên vì họ hiểu rất rõ về công ty và biết cần phải làm sao để có thể giao tiếp hiệu quả với sếp và khách hàng.

 Công việc trợ lý, thư ký không nặng nhọc về thể lực vì thuộc nhóm việc làm văn phòng, đó là điều kiện đầu tiên để nhiều người lựa chọn công việc nhẹ nhàng này, nhất là nữ giới, có những nơi tuyển trợ lý nam cho nên cơ hội cũng không giới hạn về mặt giới tính.

2.2. Vị trí việc làm thư ký - trợ lý có nhu cầu tuyển dụng lớn

Do nhu cầu tuyển dụng vị trí thư ký, trợ lý đang rất lớn cho nên có nhiều tiêu chuẩn khắt khe đã được loại bỏ và mở rộng cơ hội cho các ứng viên tìm việc làm hơn. Có những thông tin tuyển dụng khá dễ để ứng tuyển mà lại vô cùng hấp dẫn như tuyển trợ lý giám đốc không cần kinh nghiệm.

Về nhu cầu, không chỉ riêng mảng hành chính mới có nhu cầu tuyển thư ký văn phòng, tuyển trợ lý giám đốc mà hầu hết các ngành nghề khác trong xã hội đều rất cần tới nhân viên đảm nhận vị trí này để giúp công việc được diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Điển hình như các thông tin tuyển dụng trợ lý ca sĩ, tuyển trợ lý quản lý nhà hàng,... hiện đang đẩy mạnh trong công tác tuyển dụng

3. Trợ lý thư ký làm những công việc gì?

3.1. Công việc hỗ trợ văn phòng

 Công việc của thư ký, trợ lý gồm việc xử lý, gửi thông tin cho nhân viên nội bộ và các tổ chức khác. Họ là người phụ trách vận hành hệ thống máy văn phòng như máy ghi âm, máy tính, máy photocopy, máy fax,...; thực hiện sắp xếp mọi thứ để sửa chữa hay là phục vụ khi cần.

 Ngoài ra, những người thư ký, trợ lý cũng đảm nhiệm yêu cầu hỗ trợ văn phòng, trả lời điện thoại, quản lý tập tin và sắp xếp thư, đọc cũng như biên soạn, viết thư.

 Ở một vài văn phòng thành lập trung tâm, bộ phận phục vụ riêng cho việc xử lý tất cả văn bản và hoạt động liên quan đến đánh máy. Ở trong môi trường như vậy thì người thư ký sẽ làm tất cả những đầu việc thuộc trách nhiệm và nghĩa vụ của một người thư ký nói chung và ngoại trừ việc đánh máy và viết.

 Nhờ đó, họ có thêm thời gian để trả lời thư từ, làm báo cáo, trình bày lại kết quả cho người sếp của họ. Thông thường những người thư ký này làm việc theo nhóm có khoảng 3 – 4 người để có thể hỗ trợ lẫn nhau.

 Ở nhiều văn phòng khác thì người thư ký chủ yếu làm nhiệm vụ sắp xếp lịch hẹn cho giám đốc điều hành, theo dõi kế hoạch làm việc của toàn công ty. Ngoài ra, còn sắp xếp đi lại cho nhân viên, khách hàng, thi thoảng sẽ được yêu cầu đi cùng nhân viên để hỗ trợ nhiệm vụ công việc. Thậm chí các thư ký còn được ủy nhiệm quản lý công ty nếu như sếp của họ đi công tác xa hoặc đi nghỉ dưỡng.

3.2. Lập biên bản cuộc họp, viết báo cáo, soạn thư

Những kỹ năng này rất cần thiết nếu như người thư ký phải can thiệp nhiều vào hoạt động kinh doanh. Một vài văn phòng khác đòi hỏi người thư ký chịu trách nhiệm lên kế hoạch tiếp đón khách hàng, sắp xếp các chương trình hoạt động về mảng quan hệ công chúng hay tìm diễn giả cho hội nghị.

Công việc của thư ký trợ lý

 Một số nơi, thư ký sẽ phải viết lại bản sao cho tài liệu quảng cáo, sắp xếp, biên tập lại các bài báo trước khi đưa đi in ấn hoặc vi phim. Nhiệm vụ chào đón và hướng dẫn khách hàng đến với văn phòng công ty là trách nhiệm chung mà bất cứ người thư ký nào cũng phải làm.

3.3. Đảm nhận nhiệm vụ chuyên biệt

Sự chuyên biệt ở đây là nhiệm vụ phân theo từng lĩnh vực ngành nghề.

3.3.1. Việc làm của thư ký pháp luật:

Chuẩn bị giấy tờ pháp lý gồm: hợp đồng, di chúc, đơn khiếu nại, hành động, giấy triệu tập. Ở vị trí này, thư ký làm việc dưới quyền điều hành và sự giám sát trực tiếp của một luật sư hay một người trợ lý, đồng thời hỗ trợ nghiên cứu về mặt pháp lý thông qua việc rà soát những tạp chí pháp lý, tóm tắt lại nội dung cho nhà tuyển dụng.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, điều kiện tối thiểu của người trợ lý pháp luật chính là phải học thành thạo bộ ngôn ngữ, từ vựng chuyên ngành được sử dụng trong những giấy tờ cũng như văn bản pháp luật. Bạn có thể theo học chuyên ngành về luật và sau đó tìm kiếm cơ hội việc làm thư ký, trợ lý ở ngành luật.

3.3.2. Việc làm của thư ký kỹ thuật

Làm việc cho những nhà khoa học hay kỹ sư. Nhiệm vụ chính của vị trí việc làm này chính là chuẩn bị giấy tờ, làm báo cáo về phương trình toán học, đồ họa mà khó có thể định dạng trên giấy.

Thư ký kỹ thuật phụ trách duy trì các thư viện kỹ thuật, góp một phần nhỏ công sức để thu thập, biên tập tài liệu nhằm hỗ trợ hoàn thành bài báo khoa học.

3.3.3. Nhiệm vụ của thư ký xã hội

 Người thư ký xã hội (thư ký cá nhân) thực hiện sắp xếp những hoạt động xã hội, xử lý vấn đề xã hội tư nhân cũng như hoạt động kinh doanh; có thể còn lên kế hoạch hay gửi lời mời, thậm chí chuẩn bị sẵn sàng các bài phát biểu cho người lãnh đạo của họ.

Cơ hội việc làm của vị trí thư ký xã hội thường được tạo ra từ những nhà điều hành cấp cao hoặc là những người nổi tiếng.

4. Tìm hiểu những vị trí việc làm thư ký, trợ lý bạn nên ứng tuyển

4.1. Việc làm trợ lý giám đốc

Việc làm trợ lý giám đốc tại Hà Nội, việc làm trợ lý giám đốc tại Đà Nẵng là những từ khóa có lượt search rất nhiều trong thời gian vừa qua, chứng tỏ Đà Nẵng, Hà Nội nói riêng và nhu cầu của xã hội nói chung về ngành nghề này cũng khá lớn. Nếu bạn cũng đang theo dõi những thông tin tuyển dụng vị trí này và mong muốn nắm bắt cơ hội việc làm hấp dẫn thì thiết nghĩ, những thông tin chúng tôi cung cấp ngay sau đây sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bạn.

4.1.1. Nhiệm vụ của người thư ký, trợ lý giám đốc

• Sắp xếp lịch trình công việc cho giám đốc bao gồm: lịch họp hành, lịch làm việc, lịch công tác; tổ chức cuộc họp và ghi chép, tổng hợp lại các nội dung họp cho Ban Tổng giám đốc nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành.

• Chuẩn bị các nguồn tài liệu cần thiết, thu thập những thông tin hữu dụng theo yêu cầu từ lãnh đạo (Ban Tổng giám đốc)

• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp và xử lý các thông tin, các văn bản và tài liệu từ các phòng. Sau đó tổng hợp chúng lại để gửi lên Ban Tổng giám đốc

• Lưu trữ lại những tài liệu thông tin quan trọng

• Thực hiện cả nhiệm vụ biên – phiên dịch tài liệu nước ngoài nếu như được yêu cầu

• Thực hiện công việc của Ban Tổng giám đốc

4.1.2. Quan hệ báo cáo nhiệm vụ công việc

Việc báo cáo công việc được thực hiện trực tiếp thường xuyên cho phía lãnh đạo. Tùy vào từng sự việc mà người thư ký, trợ lý giám đốc có thể báo cáo công việc thay và trực tiếp chịu sự quản lý, sự chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị cùng với Ban Tổng giám đốc.

4.1.3. Tìm hiểu những tiêu chuẩn cần có của một thư ký giám đốc

4.1.3.1. Những yêu cầu tối thiểu

• Trình độ chuyên môn: tốt nghiệp bậc Đại học thuộc chuyên ngành kinh tế, Ngoại thương, Quản trị, Ngoại ngữ.

• Kinh nghiệm nghề nghiệp: Người ứng tuyển vị trí này cần có hiểu biết chung đối với mọi hoạt động về quản trị của công ty, doanh nghiệp.

• Về kỹ năng: cần sử dụng thành thạo MS office, có trình độ tiếng Anh ở mức có thể biên dịch tài liệu và phiên dịch những cuộc họp xã giao, có thể giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh.

• Có khả năng tổ chức công việc độc lập, biết cách quản lý thời gian hiệu quả

• Kỹ năng viết báo cáo, tổng hợp cũng như cập nhật thông tin một cách nhạy bén là đòi hỏi thiết yếu. Không chỉ giao tiếp tốt mà còn có thể giao tiếp một cách hiệu quả trong nội bộ, nhất là với những cấp lãnh đạo, các tổ chức và khách hàng.

• Tác phong làm việc luôn phải tự tin và chuyên nghiệp

4.1.3.2. Ứng viên chú ý nội dung ưu tiên trong yêu cầu tuyển dụng vị trí thư ký giám đốc

Yêu cầu tuyển dụng việc làm thư ký trợ lý

Các nhà tuyển dụng thường ưu tiên những người ứng viên có trong tay bằng tốt nghiệp nước ngoài, nếu tốt nghiệp trong nước thì cần phải có trình độ đạt giỏi trở lên, có bằng thạc sĩ chuyên ngành quản trị kinh doanh, những người đã có trong tay kinh nghiệm làm thư ký, trợ lý. Thường tuyển dụng những nữ ứng viên có độ tuổi từ 30 trở xuống, ưu tiên cá nhân có ngoại hình, có khả năng giao tiếp tốt và sử dụng tiếng Anh thành thạo.

4.2. Việc làm thư ký dự án

 Thư ký dự án có tên tiếng Anh là Project Secretary, hay cũng chính là việc làm thư ký công trình, đảm nhận việc hỗ trợ hành chính cho các nhóm dự án ở nhiều ngành nghề khác nhau. Khi ứng tuyển vị trí này, hãy tìm hiểu những nhiệm vụ cơ bản nhất bạn cần thực hiện, đó là làm giấy tờ, lập hóa đơn và xử lý chúng, đặt hàng các thiết bị cần thiết, tổ chức các cuộc họp, lên lịch và tổ chức hoạt động ngoại khóa cho công ty.

Thư ký dự án sẽ làm việc tại văn phòng, làm việc linh hoạt theo hình thức toàn thời gian hoặc là bán thời gian. Thông thường, vị trí này sẽ phải tăng ca vào những ngày cuối cùng hoàn thành dự án.

Nếu ứng tuyển vị trí này, bạn hãy xem mình có những đặc điểm tiêu chuẩn mà ngành nghề đòi hỏi hay không? Công việc này chỉ phù hợp với những người ứng viên có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm hiệu quả, có kỹ năng giao tiếp tốt, luôn luôn đưa ra được nhiều sáng kiến hay làm động lực cho mình và đồng nghiệp.

Theo tình hình hiện tại, việc làm thư ký dự án đang là vị trí thu hút rất nhiều ứng viên. Để nắm chắc cơ hội việc làm thì ít nhất, bạn cần phải hiểu sâu hơn vị trí mình đang quan tâm ứng tuyển sẽ đảm nhiệm, thực hiện những công việc gì?

4.2.1. Những nhiệm vụ chính của vị trí việc làm thư ký dự án

4.2.1.1. Sắp xếp thông tin tài liệu

 Cũng giống như những vị trí thư ký khác, vị trí thư ký dự án lưu trữ tất cả tài liệu, thông tin và hồ sơ quan trọng như hợp đồng hay hóa đơn chẳng hạn. Đặc biệt người thư ký dự án khi thực hiện nhiệm vụ nêu trên càng cần phải thực hiện một cách hợp lý, ngăn nắp trong việc triển khai hệ thống dữ liệu để tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất mỗi khi cần.

4.2.1.2. Trả lời thư và cuộc gọi

Đây cũng là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của người thư ký dự án. Vì sao họ phải đảm nhận công việc này? Bởi họ chính là đầu mối liên kết giữa doanh nghiệp với bất cứ cá nhân nào có liên quan đến dự án. Quan trọng nhất là trong quá trình làm việc, người thư ký dự án cần phải thể hiện được tác phong chuyên nghiệp, trả lời được những câu hỏi liên quan tới dự án của công ty đang phụ trách.

4.2.1.3. Đặt hàng thiết bị

Người thư ký sẽ liên hệ với những bên cung cấp thiết bị để đặt hàng, kịp thời cung ứng cho văn phòng và các dự án. Thiết bị được đặt hàng thông thường sẽ là những phần mềm máy tính, những trang thiết bị và đồ dùng văn phòng.

4.2.1.4. Xử lý hóa đơn

• Lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn cho các nhà thầu, nhà cung cấp thiết bị, khách hàng của dự án.

• Xử lý những khoản thanh toán, đảm bảo trả hóa đơn đúng hạn.

4.2.2. Những kỹ năng và bằng cấp cần có khi ứng tuyển vị trí thư ký dự án

Làm việc ở vị trí thư ký dự án thì bạn cần thành thạo kỹ năng sử dụng máy tính và gõ văn bản. Đồng thời về tính cách, bạn phải quyết đoán, biết cách ưu tiên trong công việc, có khả năng viết lách tốt.

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên phải có bằng cử nhân của ngành thư ký, ngành quản trị kinh doanh hay là những ngành còn lại. Đồng thời kèm theo yêu cầu tuyển dụng ở những kỹ năng sau đây:

4.2.2.1. Sử dụng máy tính

Do thực tế việc làm của người thư ký dự án phải làm việc nhiều trên máy tính, bao gồm các công việc từ trả lời email cho đến chuẩn bị tài liệu, làm báo cáo công việc, lập bảng tính. Do đó, ứng viên cần phải có kỹ năng trong việc sử dụng máy tính và các phần trong lĩnh vực quản lý xây dựng.

4.2.2.2. Kỹ năng giao tiếp tốt

Dù là làm thư ký lĩnh vực gì đi chăng nữa thì cũng sẽ thực hiện hoạt động đón tiếp khách hàng, giao tiếp với cấp trên, trả lời các cuộc hẹn trong công việc. Vậy nên nếu như không có kỹ năng giao tiếp, không tương tác tốt với mọi người thì chắc chắn sẽ không thể nào đảm nhận được công việc này

4.2.2.3. Các kỹ năng cần thiết khác

Ngoài hai kỹ năng quan trọng vừa nêu ở trên, các bạn còn cần phải tích lũy thêm khả năng trong việc tổ chức và quản lý thời gian. Có nghĩa là, bạn cần phải lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hồ sơ, hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Người thư ký dự án không chỉ chịu trách nhiệm trong việc quản lý quỹ thời gian làm việc của mình thật tốt mà còn phải quản lý thật tốt thời gian của sếp. Đơn giản vì mọi lịch trình của sếp đều do một tay người thư ký sắp xếp.

4.2.3. Kinh nghiệm làm việc hiệu quả với vị trí thư ký dự án

Tìm được việc làm thư ký dự án phù hợp chưa thể khẳng định bạn đã thành công. Để đưa sự nghiệp lên những nấc thang mới, buộc mỗi người phải tự mình rèn luyện, cố gắng hết sức và đặc biệt, trong hành trình ấy, nhất định không thể “thiếu vắng” những kinh nghiệm việc làm.

Làm thư ký dự án, bạn cần phải xác định được đâu là nhiệm vụ quan trọng cần phải được ưu tiên hàng đầu, cần thực hiện trước các nhiệm vụ còn lại. Đồng thời đưa ra kế hoạch để tự mình giám sát công việc của bản thân một cách hiệu quả, không để cấp trên phải nhắc nhở, giám sát.

Thông qua việc chia sẻ ở trên, với những người còn băn khoăn rằng, liệu ngoại hình, sắc vóc có phải là điều kiện duy nhất để làm tốt công việc này hẳn đã có được câu trả lời thỏa đáng nhất. Những yếu tố này chỉ là một trong những yêu cầu nhỏ mà thôi, phần lớn phụ thuộc vào những kỹ năng trong công việc cùng với trình độ chuyên môn.

Khi đi xin việc, nếu bạn không tự tin vào cái gọi là “nhan sắc”, đừng lo, mọi tin đồn cũng chỉ là thất thiệt, điều quan trọng nhất là bạn có tự tin vào khả năng vốn có của bản thân để đáp ứng được yêu cầu của công việc này hay không mà thôi.

4.3. Việc làm thư ký Y khoa

Nhu cầu về tuyển dụng việc làm thư ký Y khoa ở hầu hết các bệnh viện là rất lớn. Tuy vậy, nhiều bạn trẻ vẫn còn đang băn khoăn về những cơ hội nghề nghiệp và các nhiệm vụ thực tế của vị trí này.

Để giải đáp cho thắc mắc đó của các bạn trẻ, TS.BS Ngọc Minh, giảng viên của Đại học Y khoa Phạm Ngọc Thạch đã nói rằng: Vị trí Thư ký Y khoa đang thực hiện nhiệm vụ về kinh tế y tế, vốn là yêu cầu của xã hội ở trong thời kỳ đổi mới, cũng là xu hướng chung trên toàn cầu. Nhiệm vụ này đã đặt ra yêu cầu quan trọng đối với ngành Y nói chung là cần phải xem người bệnh là trọng tâm, toàn bộ bộ máy hoạt động của cơ sở y tế cần phải nâng cao trong việc phục vụ bệnh nhân, đem tới những điều kiện tốt nhất cho họ.

Theo đó, người làm Thư ký Y khoa không chỉ đóng vai trò hỗ trợ cho các bác sĩ trong việc khám bệnh mà còn phải là người phụ trách phục vụ phòng khám, bệnh viện. Nói một cách dễ hiểu, Thư ký Y khoa chính là chiếc cầu nối giữa các bác sĩ và bệnh nhân, chăm sóc sức khỏe cho bệnh nhân  theo ý nghĩa và giá trị nhân văn của con người.

Thư ký Y khoa thường tổ chức các buổi tọa đàm nghiệp vụ, dẫn dắt diễn giả hiện làm việc tại những cơ sở khám chữa bệnh, các trường Đại học đào tạo chuyên ngành Y còn tăng cường phối hợp với người đối tác để tổ chức những chương trình hợp tác trong tuyển dụng, trong việc đưa sinh viên vào môi trường thực tế ở những bệnh viện lớn để kiến tập.

Trong rất nhiều cơ sở đào tạo ngành Y, thì trường Đại học Hoa Sen là một trong những đơn vị đi tiên phong trong công tác đào tạo chuyên  ngành việc làm Thư ký Y Khoa, chất lượng đầu ra luôn được kiểm định. Ông Phan Hoàng Nam – giám đốc về Nhân sự của Bệnh viện Quốc tế City đã đánh giá về chất lượng đào tạo ngành này ở trường Hoa Sen như sau: sinh viên Thư ký Y khoa được đào tạo đều có kiến thức chuyên ngành rất vững, khả năng sử dụng ngoại ngữ tốt, có những kỹ năng mềm quan trọng đủ để cho bạn có thể làm việc độc lập ở trong môi trường mang tính đặc thù của ngành Y.

100% sinh viên tốt nghiệp của trường đều có việc làm ngay, nhiều trường hợp được nhận vào làm việc ngay tại chính cơ sở đã thực tập. Và thậm chí ngay đối với bản thân của ngôi trường Hoa Sen này cũng luôn có nhu cầu tuyển dụng sinh viên Thư ký Y khoa mà mình đào tạo nếu họ có thành tích học tập xuất sắc và có làm tốt nhiệm vụ sau 3 tháng thực tập.

 Những hoạt động thiết thực được trường đẩy mạnh trong các nhiệm vụ từ thực tế. Điển hình như ngày cuối tháng 9/2018 vừa rồi, sinh viên ngành Thư ký Y khoa của trường đã có một chuyến kiến tập tại Bệnh viện Quốc tế City.   

4.4. Việc làm trợ lý kinh doanh học ngành gì?

Trách nhiệm của người trợ lý kinh doanh chính là phân tích, theo dõi và lập báo cáo kinh doanh. Mục đích là nhằm hỗ trợ cho người quản lý kinh doanh. Ngoài ra, họ còn thực hiện giải quyết những công việc có liên quan đến hoạt động kinh doanh, marketing.

Việc làm trợ lý kinh doanh học ngành gì

4.4.1. Mô tả công việc Trợ lý kinh doanh

Tùy vào quy mô, loại hình doanh nghiệp hay yêu cầu từ phía nhà tuyển dụng mà bản mô tả công việc có thể thay đổi linh hoạt. Tuy vậy, nhiệm vụ cơ bản, điển hình nhất khi chúng ta nhắc tới vị trí việc làm trợ lý kinh doanh có thể kể tới như sau.

• Nhập hóa đơn: mục đích để duy trì cơ sở dữ liệu trong các hoạt động khuyến mại

• Tổng hợp, phân tích các hoạt động: chuyển bản tóm tắt các hoạt động đó cho người quản lý.

• Phân tích dữ liệu và lịch sử ghi chép để nhằm xử lý các đơn hàng, các vấn đề về hàng tồn kho. Sau đó báo cáo lại cho người quản lý, đồng thời thông báo đến khách hàng.

• Nghiên cứu về giá và các thông tin khuyến mại hay các loại giá đặc biệt: mục đích nhằm xử lý các chương trình chạy khuyến mại, giảm giá hay sự chênh lệch về giá. Sau đó báo cáo lại kết quả cho người quản lý.

• Xác nhận lại những yêu cầu của khách hàng: mục đích cung cấp thông tin sản phẩm, lựa chọn ra các thông tin thích hợp, gửi thông tin chuẩn xác tới các đối tượng cần hướng đến và trả lời những thắc mắc của đối tác hay khách hàng.

• Lập báo cáo theo dõi hoạt động bán hàng và nộp cho quản lý với mục đích cung cấp kết quả thực tế bán hàng so với dự kiến.

• Nhập vào hệ thống yêu cầu về việc chuyển tiếp mẫu, sắp xếp các lô hàng, thông báo cho khách hàng.

• Nhập data khách hàng mới, cập nhật lại thông tin hiện có của khách hàng cũ nhằm lưu trữ dữ liệu của khách. Đồng thời lập và nộp lại các báo cáo hoạt động kinh doanh hàng tháng.

• Thu thập dữ liệu: mục đích chuẩn bị bài thuyết trình.

• Theo dõi các loại chi phí trong kinh doanh: mục đích nhằm báo cáo để giải ngân.

4.4.2. Yêu cầu tuyển dụng: bằng cấp, kỹ năng của vị trí trợ lý kinh doanh là gì?

Nhu cầu tuyển dụng việc làm trợ lý marketing, kinh doanh khá nhiều trong thời đại mới. Cử nhân tốt nghiệp các trường như Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Thương mại,... thuộc các chuyên ngành kinh tế đều có thể ứng tuyển việc làm trợ lý kinh doanh khi họ đảm bảo những yêu cầu sau:

• Có kỹ năng tổng hợp dữ liệu qua việc nhập và phân tích chúng

• Có kỹ năng trong việc lập báo cáo và kỹ năng viết báo cáo

• Khả năng thấu hiểu và lắng nghe khách hàng

• Sử dụng thông thạo các phần mềm văn phòng cơ bản

• Có khả năng làm việc nhóm

Với những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng rằng những ai đang có ý định ứng tuyển vị trí thư ký, trợ lý kinh doanh sẽ có được một sự chuẩn bị thật tốt nhất. Đây vốn là vị trí đòi hỏi người tìm việc phải có được những kỹ năng tốt, nếu luôn làm tốt nhiệm vụ của mình, cơ hội của bạn sẽ còn mở rộng hơn nữa khi được cất nhắc vào những vị trí cao hơn như là việc làm thư ký giám đốc kinh doanh.

4.5. Việc làm trợ lý tiếng Trung

 Bạn có thể tìm việc làm trợ lý tiếng Trung tại các đơn vị như trung tâm tiếng Trung, các công ty du lịch, công ty xuất nhập khẩu, dịch thuật. Bởi vì những doanh nghiệp, công ty này luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân viên trợ lý tiếng Trung liên tục.

 Thật đơn giản để ứng tuyển công việc này bằng cách truy cập thường xuyên vào trang web hay fanpage của công ty mà bạn hướng tới. Làm như vậy sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất cứ cơ hội việc làm nào. Mỗi khi nhu cầu tuyển dụng của họ được đăng tải thì bạn sẽ nộp hồ sơ ứng tuyển ngay.

Còn nếu muốn nhanh chóng có việc làm ngay thì tốt nhất, bạn hãy nhờ tới sự trợ giúp của các trang web chuyên hỗ trợ việc làm. Trong đó, điển hình nhất chính là website Timviec365.vn.

4.6. Việc làm trợ lý nhân sự

Việc làm trợ lý nhân sự là một dạng của việc làm trợ lý hành chính. Muốn tìm việc làm trợ lý nhân sự thì nhất định phải hiểu nó là công việc gì và người làm trợ lý nhân sự là làm gì. Nội dung ngắn gọn dưới đây sẽ cung cấp cho bạn sự hiểu biết cơ bản nhất về việc làm này để quá trình xin việc làm thuận lợi hơn.

Những người ứng viên giỏi có nhu cầu tìm việc làm trợ lý nhân sự ngày một nhiều. Hiểu rõ hơn vị trí này sẽ giúp các bạn nắm bắt tốt nhất về nhu cầu tìm việc làm của ngành này, từ đó đoán nhận khả năng cạnh tranh của mình ở mức độ nào để mà có sự chuẩn bị cho thật tốt.

Trợ lý nhân sự có tên gọi trong tiếng anh chính là Assistant HR Manager. Họ đảm nhận công việc chính là hỗ trợ cho người trưởng phòng nhân sự giải quyết các vấn đề và những công việc có liên quan đến nhân sự.

Trợ lý nhân sự dường như liên quan tới toàn bộ những dịch vụ hay chương trình của bộ phận nhân sự trong công ty. Cụ thể những công việc đó là: quản lý hồ sơ, chấm công cho nhân viên, xử lý những cuộc gọi, chuẩn bị tài liệu, ghi chép lại những khiếu nại, báo cáo hiệu suất công việc, thông tin lại cho nhân viên công ty những khoản phúc lợi được hưởng,...

Ngoài thực hiện các công việc hành chính thì người trợ lý nhân sự còn thường xuyên tham gia vào tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới. Trong nhiệm vụ này, họ sẽ hỗ trợ nhân viên nhân sự ở các đầu việc như: đăng tin tuyển dụng việc làm, thu thập thông tin ứng viên,...

Nhìn chung công việc trợ lý nhân sự cũng liên quan nhiều đến việc làm của người nhân viên hành chính nhân sự. Do đó nếu như bạn làm tốt nhiệm vụ của mình thì cơ hội thăng tiến sẽ mở ra, bạn có cơ hội được lớn với vị trí trưởng phòng nhân sự nếu như có chuyên môn cao.

Ngoài những vị trí việc làm trên, bạn còn có nhiều cơ hội với các vị trí khác. Chẳng hạn như việc làm thư ký hành chính, việc làm thư ký công trường; việc làm thư ký, trợ lý sản xuất,... Những công việc này chủ yếu thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ cho người quản lý, người lãnh đạo, vậy nên, chắc chắn bạn sẽ cần phải linh hoạt để có thể làm nhiều công việc khác nhau được yêu cầu.

Bạn có thể tìm việc làm thư ký trợ lý ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần nơi đó có sự hoạt động của các công ty, doanh nghiệp, các khu sản xuất, kinh doanh,... Một vài nơi có nhu cầu tuyển dụng khá lớn mà chúng ta có thể tìm kiếm đó là Bình Dương, Hà Nội. Việc làm thư ký tại Bình Dương hay các thành phố lớn lúc nào cũng đòi hỏi nguồn nhân lực dồi dào mới có thể đáp ứng được công việc.

5. Tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng để nắm bắt cơ hội tìm việc làm thư ký trợ lý hấp dẫn.

Dưới đây sẽ là bảng mô tả trong thông tin tuyển dụng trợ lý quản lý nhà hàng mà bạn nên tham khảo nếu muốn ứng tuyển vị trí này và đồng thời cũng hiểu hơn về vai trò của mỗi một người thư ký trong tất cả các ngành nghề, lĩnh vực quan trọng như thế nào.

(1) Những nhiệm vụ cơ bản của trợ lý quản lý nhà hàng:

• Đề xuất tuyển dụng cho nhà hàng; tham gia vào việc tuyển chọn, đào tạo nhân viên mới.

• Lên lịch làm việc hàng tuần cho nhân viên, điều chỉnh kế hoạch nếu có phát sinh.

• Tổ chức việc thực hiện quy định quản lý nhân sự của nhà hàng.

• Quản lý tài sản và hàng hóa.

• Xử lý trực tiếp thực phẩm bị hỏng.

• Giải quyết các sự cố và khiếu nại đến từ khách hàng.

• Theo dõi nhận xét của khách về hoạt động kinh doanh của nhà hàng.

• Báo cáo lại cho người quản lý hay giám đốc kết quả công việc

• Quản lý bàn, theo dõi số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của nhà hàng, kiểm tra khâu chuẩn bị thực phẩm.

• Kiểm tra, xác nhận thực đơn hàng ngày

• Quản lý các tiêu chuẩn trong cung cách phục vụ

Việc làm trợ lý quản lý nhà hàng

(2) Công việc cụ thể hàng ngày của người trợ lý quản lý nhà hàng:

Công việc đầu ngày:

• Tổ chức họp nhanh các bộ phận và thông báo tình hình tiếp đón khách.

• Kiểm tra lại hình thức của nhân viên đã đảm bảo đúng yêu cầu của nhà hàng hay chưa.

• Kiểm tra kế hoạch công việc, xem lại tình hình vệ sinh ở các khu vực

• Xem báo cáo và đề nghị của ngày hôm trước

Công việc trong ngày:

• Giải quyết các sự việc phát sinh.

• Kiểm tra thường xuyên các hoạt động của nhà hàng trước giờ ăn của khách.

Công việc cuối ngày:

• Xem lại toàn bộ những việc làm đã thực hiện trong ngày, xem còn việc nào tồn đọng hay không.

• Kiểm tra lại các bộ phần lần cuối

• Làm báo cáo, bao gồm: báo cáo về công việc điều hành, giám sát các bộ phận; báo cáo số lượng khách ăn trong ngày.

6. Để tìm việc thư ký, trợ lý bạn cần chuẩn bị những gì?

Bạn có thể là một cử nhân của ngành Ngoại ngữ hay Kinh tế, thậm chí bạn còn có thể là cử nhân chuyên ngành thư ký giám đốc nhưng cho đến thời điểm hiện tại, bạn vẫn chưa có cơ hội để thể hiện tài năng của mình. Vậy hãy tìm kiếm nhanh cơ hội đó để trở thành một người thư ký chuyên nghiệp.

Tìm hiểu những điều kiện căn bản mà một người thư ký cần có để nắm bắt ngay lấy những cơ hội việc làm hấp dẫn nhất cho mình. Timviec365.vn sẽ đồng hành cùng bạn trong hành chính khám phá này.

6.1. “Tạo” ra một ngoại hình “vừa mắt”

Đa số trong các thông tin tuyển dụng vị trí thư ký đều có ghi rõ ràng yêu cầu có ngoại hình. Thậm chí có nhiều doanh nghiệp còn khắt khe hơn khi đề ra trong yêu cầu của họ rằng ứng viên phải có ngoại hình khá mới đủ điều kiện ứng tuyển. Đọc những tin tuyển dụng này bạn cũng chớ có lầm tưởng rằng nhà tuyển dụng đang muốn tìm những người nhân viên có vóc dáng của người mẫu và có gương mặt xinh đẹp. Tất cả những điều họ muốn chỉ là trông thấy ứng viên của mình xuất hiện với một ngoại hình chỉnh chu và “vừa mắt”.

Chính vì thế cho nên bạn hãy chú ý ăn mặc lịch thiệp, gọn gàng tao nhã; tác phong nhanh nhẹn, nói năng có duyên và hoạt bát. Với những điểm đó, nhà tuyển dụng sẽ có thiện cảm tốt với bạn ngay từ cái nhìn đầu tiên.

6.2. Khả năng ngoại ngữ tốt

Tìm việc làm trợ lý quản lý

Hầu hết các công ty hiện nay đều có đối tác nước ngoài hoặc nếu không, ít nhất họ cũng có một phần hoạt động liên quan tới ngôn ngữ khác. Đó là lý do ngoại ngữ sẽ trở thành một ưu điểm đem tới lợi thế nhiều hơn cho bạn trong việc tuyển dụng.

6.3. Thành thạo vi tính

Ít nhất là bạn phải biết cách sử dụng những chương trình cơ bản của Office để phục vụ nhiệm vụ chính bao gồm soạn thảo hợp đồng, viết giấy mời, quản lý thu chi,... Nếu như đến những kỹ năng tin học đơn giản nhất mà bạn còn lúng túng khi thực hiện thì chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ “đánh đồng” bạn “kém cỏi” ở tất cả những kỹ năng khác.

6.4. Thể hiện sự nhạy bén

Vốn được coi là cánh tay đắc lực của sếp cho nên các nhà tuyển dụng khi tìm nhân sự cho vị trí thư ký đều rất quan tâm tới độ nhạy bén của ứng viên. Bởi đơn giản, họ cần tuyển được một người thư ký khéo léo trong mọi tình huống, có thể xử lý toàn bộ các công việc trong trách nhiệm của họ.

6.5. Có khả năng diễn thuyết tốt

Làm thư ký, trợ lý, mỗi một lời bạn nói ra đều phải có giá trị bởi vì bạn là đại diện cho những chức vị quan trọng, có thẩm quyền. Lời nói không dài dòng, không mập mờ, đủ mức ngắn gọn và súc tích để truyền tải thông tin chính xác cho những người khác.

Nếu đối tác mất cảm tình với người thư ký thì cũng đồng nghĩa rằng họ sẽ mất đi cảm tình với cả công ty, doanh nghiệp. Sau khi bạn có đầy đủ những tiêu chí trên lại có một bộ hồ sơ xin việc hấp dẫn thì chắc chắn, việc làm ở vị trí đó không nằm ngoài tầm ngắm của bạn.

Trong quá trình làm việc, bạn cần cố gắng thật nhiều để tích lũy kinh nghiệm cho mình cũng như giữ vững được các vị thế. Khi đó, bạn còn có cơ hội tiến tới những vị trí cao hơn như giám sát hay trở thành người điều hành, đây là những vị trí có mức lương cao hấp dẫn nhưng cũng đòi hỏi bạn phải đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

7. Nên đưa kỹ năng gì vào trong bản CV ứng tuyển vị trí thư ký, trợ lý?

CV xin việc cần thể hiện thật rõ những kỹ năng liên quan đến công việc ứng tuyển để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng đánh giá xem bạn có phải là người mà họ đang cần tìm. Vậy khi xin việc thư ký, trợ lý, bạn cần đưa gì vào trong CV?

7.1. Kỹ năng tin học văn phòng

Do nhiệm vụ mỗi ngày của thư ký đều liên quan mật thiết tới việc soạn thảo giấy tờ, hợp đồng, lên lịch trình công việc, làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu,... cho nên kỹ năng tin học văn phòng không thể thiếu được. Trong bản CV xin việc bạn cần phải làm nổi bật khả năng sử dụng thành thạo các chương trình cơ bản nhất như Word, Excel,... kỹ năng về soạn thảo văn bản, tạo hợp đồng,...

7.2. Khả năng giao tiếp giỏi

Kỹ năng của thư ký trợ lý

Thư ký dành phần lớn thời gian công việc của mình để giao tiếp và làm việc với khách hàng, với sếp và với đồng nghiệp thông qua những hình thức, từ email, điện thoại cho tới các bản báo cáo,... Nhất là thường xuyên phải làm việc với đối tác, khách hàng cho nên kỹ năng giao tiếp đối với người thư ký là vô cùng quan trọng. Họ sẽ có ấn tượng tốt và thiện cảm với một người thư ký có tài ăn nói nhã nhặn, lịch sự hơn là người thư ký tuy xinh đẹp mà lại có khả năng giao tiếp kém.

Không chỉ là kỹ năng mà bạn cần có khi ứng tuyển vị trí thư ký, trợ lý mà khi tìm việc làm KD bất động sản hay các ngành nghề khác bạn cũng sẽ thấy được đây là một trong những yêu cầu của rất nhiều nhà tuyển dụng.

7.3. Kỹ năng làm việc nhóm

Đa số các nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên của mình phải có kỹ năng làm việc nhóm. Bởi vì chính đội nhóm là cơ sở tạo nên sức mạnh cho cả doanh nghiệp. Người thư ký vừa có khả năng làm việc độc lập, vừa có thể làm việc nhóm hiệu quả thì sẽ thực hiện tốt hơn vai trò của họ.

Vì vậy ở trong bản CV xin việc, bạn đừng bao giờ quên trình bày và liệt kê những hoạt động xã hội, đội nhóm đã từng tham gia. Nó chứng tỏ bạn có tình thần tập thể cao, có thể cùng hoạt động nhịp nhàng trong một nhóm.

Tại một số công ty hay doanh nghiệp nhỏ thì nhiều khi thư ký không cần quá nhiều chuyên môn đôi khi chỉ là người làm việc làm kế toán kiêm luôn thư ký vì thế nếu bạn tự tin vào khả năng của mình thì hãy thử ứng tuyển vào vị trí này đi nhé.

Như vậy, qua bài viết trên chúng ta có thể thấy được rằng, nhu cầu của xã hội về việc làm thư ký, trợ lý là rất lớn. Bạn có thể tham gia vào rất nhiều lĩnh vực trong ngành nghề này nhưng dù là ứng tuyển ở vị trí nào đi chăng nữa thì cũng luôn ghi nhớ một điều: không ngừng rèn luyện để nâng cao trình độ, năng lực của mình. Một khi đã làm tốt ở vị trí này, cơ hội thăng tiến của bạn không “dậm chân tại chỗ”.