Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện chuẩn quy định hành chính

1. Hiểu rõ về vai trò quan trọng của mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không chỉ là hoạt động nội bộ mà còn có sự ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh xã hội như an ninh, trật tự và cả vấn đề về pháp lý. Các vấn đề này đều cần được kiểm soát chặt chẽ bởi cơ quan thẩm quyền nhà nước. Do đó, trước mỗi sự kiện diễn ra, các đơn vị cần phải có đơn từ gửi lên cơ quan chức năng để xin phép tổ chức sự kiện. Dựa vào mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện đó, cơ quan chức năng sẽ xem xét tính chất sự kiện và cấp phép cho sự kiện được diễn ra hay không. 

Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện thể hiện rằng sự kiện được tổ chức minh bạch, tuân thủ pháp luật và có trách nhiệm đối với cộng đồng. Những sự kiện được tổ chức ngoài trời, tổ chức ở nơi công cộng hay có sự tham gia của rất đông người càng cần phải xin cấp phép tổ chức. 

Vừa rồi Timviec365.vn đã phân tích rõ tầm quan trọng và sự cần thiết phải viết đơn xin tổ chức sự kiện. Điều quyết định đến việc mẫu đơn có được chấp thuận hay không không những nằm ở tính chất của sự kiện mà còn ở cả sự chuẩn chỉnh của mẫu đơn. Do đó hãy học cách trình bày đơn xin tổ chức sự kiện hiệu quả mà chúng tôi sẽ chia sẻ ngay dưới đây.

2. Hướng dẫn trình bày mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nội dung, hình thức là hai yếu tố cốt lõi của mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện. Để đơn được hoàn chỉnh, đáp ứng đúng yêu cầu thì phải trình bày tốt cả hai yếu tố. 

2.1. Hình thức, bố cục và cách triển khai nội dung đơn xin tổ chức sự kiện

2.1.1. Bố cục và cách trình bày nội dung trong đơn xin tổ chức sự kiện

Đơn từ này cần tuân thủ hình thức của văn bản hành chính. Do đó cấu trúc của mẫu đơn sẽ cần có sự xuất hiện đầy đủ các các thành phần tiêu chuẩn. Bao gồm quốc hiệu tiêu ngữ, tiêu đề đơn viết rõ bằng chữ in hoa “ĐƠN XIN TỔ CHỨC SỰ KIỆN”. Bắt đầu trình bày đơn, bạn sẽ ghi lời kính gửi đến đúng người/đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận đơn, chẳng hạn như Ủy ban Nhân dân phường/xã, Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch, … Kèm theo đó, bạn sẽ phải nêu rõ thông tin của người tiếp nhận với họ tên đầy đủ, chức vụ hoặc tên của tổ chức, địa chỉ liên hệ và số điện thoại.

2.1.2. Thông tin chi tiết về hoạt động sự kiện

Đây chính là phần nội dung chính của đơn xin tổ chức sự kiện giúp bạn đề đạt nguyện vọng của mình, cũng là phần căn cứ để đơn vị chức năng xem xét và cấp phép cho sự kiện được tổ chức. Những nội dung cần trình bày ở phần này gồm thời gian dự kiến sẽ tổ chức sự kiện đó, nêu rõ ngày và giờ cụ thể. Địa điểm nào sẽ là nơi tổ chức. Quan trọng không thể thiếu còn có thông tin về nội dung của sự kiện và mục đích diễn ra sự kiện đó là gì sẽ phải được trình bày chi tiết trong đơn. Người viết còn cần nêu cả thông tin về quy mô của tổ chức chức sự kiện sẽ có bao nhiêu khách mời, bao nhiêu người tham gia và những đơn vị cùng hợp tác tổ chức sự kiện gồm những ai. 

Có thể thấy, việc nêu thông tin sự kiện được trình bày khá rõ ràng, tỉ mỉ giống như cách bạn lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện vậy. Hơn bất cứ ai bạn phải hiểu rõ sự kiện được cấp phép cần tuân thủ pháp lý, không gây ra bất cứ ảnh hưởng, tác động xấu nào đến cộng đồng. Bạn sẽ làm nổi bật điều đó qua việc nêu rõ thông tin về sự kiện trong mẫu đơn và sau đó, khẳng định chất lượng và sự tuân thủ của sự kiện diễn ra bằng nội dung cam kết chắc chắn.

2.1.3. Cam kết trong đơn xin phép tổ chức sự kiện

Sự kiện đang xin cấp phép này cần được cam kết về việc tuân thủ pháp luật, bảo đảm vấn đề an ninh trật tự và an toàn phòng cháy chữa cháy cũng như quy định về vệ sinh môi trường trong suốt quá trình diễn ra. Dựa vào lời cam kết, cơ quan chức năng có thêm những căn cứ đề xét duyệt đơn. Nếu cam kết không rõ ràng, không khẳng định sự đáp ứng những yêu cầu cơ bản thì sẽ khó được đơn vị chức năng phê duyệt. 

Khi kết thúc đơn, người viết đơn sẽ ký và ghi rõ họ tên. Nếu đơn được trình bày bởi tổ chức thì ngoài chữ ký của người đại diện làm đơn cần phải có dấu xác nhận pháp nhân. 

2.2. Lưu ý gì khi viết mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện?

Hướng dẫn trên giúp bạn tạo được đơn dễ dàng hơn và đáp ứng căn bản tiêu chuẩn của văn bản hành chính. Nhưng để đơn có tính thuyết phục cao, giảm tối đa nguy cơ bị cân nhắc hoặc không phê duyệt của cơ quan chức năng, bạn hãy chú ý thêm một số điểm sau đây.

2.2.1. Trình bày mẫu đơn rõ ràng, mạch lạc

Đây là một văn bản chuẩn hành chính thế nên hãy soạn thảo bằng ngôn ngữ trung tính, chuẩn ngôn ngữ hành chính. Tuyệt đối tránh sử dụng các từ ngữ cảm tính, càng không nên viết thông tin nội dung phóng đại so với thực tế của sự kiện. Lối trình bày dài dòng cũng có thể khiến nội dung không thể hiện chuẩn xác mục tiêu, nguyện vọng đề đạt cho nên hãy trình bày thật ngắn gọn, đi vào đúng trọng tâm giúp người nhận đơn dễ theo dõi và có thể hiểu ngay mục đích của lá đơn. 

2.2.2. Bảo đảm trình bày thông tin chính xác

Tất cả mọi thông tin mà bạn đưa vào đơn xin phép tổ chức sự kiện đều cần sự chính xác tuyệt đối. Dù chỉ có một sai lệch nhỏ cũng sẽ không được cơ quan chức năng cấp phép. Ngay cả đối với các lỗi về hình thức như chính tả, cách trình bày câu từ, đoạn văn cũng quyết định đến sự chuyên nghiệp của đoạn văn, hơn hết đó là đại diện cho thái độ tôn trọng của người viết đối với cơ quan chức năng tiếp nhận mẫu đơn.

2.2.3. Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện có thể đi kèm những tài liệu liên quan

Bạn nên chú ý làm điều này để tăng tính chân thực cho mẫu đơn. Một số giấy tờ nên được gửi kèm theo có thể kể đến đó là bản kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, bản sao giấy phép hoạt động của công ty/đơn vị, những giấy tờ cho thấy thỏa thuận và sự chấp thuận của chủ địa điểm - nơi sự kiện sẽ được tổ chức. Ngoài ra, tùy theo quy mô, tính chất của tổ chức, có thể đơn vị cần xin quyết định phê duyệt của các cơ quan liên quan. Bạn cũng sẽ gửi kèm cả loại giấy tờ này trong trường hợp có hoặc được cơ quan chức năng yêu cầu.

Tham khảo danh sách việc làm tổ chức sự kiện tại Hà Nội mới nhất được cập nhật tại Timviec365

Mẫu đơn xin phép tổ chức sự kiện chính là bước đầu tiên đặc biệt quan trọng trong quy trình tổ chức. Sự kiện có được tổ chức hay không phải được “mở khóa” bằng đơn từ này. Do đó những ai theo đuổi ngành tổ chức sự kiện đều cần phải hiểu biết đầy đủ về giá trị của giấy tờ xin tổ chức sự kiện cũng như biết cách trình bày sao cho chuyên nghiệp. Với mẫu đơn này, chúng còn góp phần nhắc nhở toàn bộ tổ chức cần xây dựng và triển khai sự kiện luôn đảm bảo tính an toàn.