Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh - cách viết hiệu quả

1. Vì sao nên viết thư từ chối ứng viên?

Thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh không phải là yếu tố bắt buộc trong quy trình tuyển dụng. Thực tế, có rất nhiều nhà tuyển dụng chỉ gửi thư mời phỏng vấn với các CV ứng viên được lựa chọn. Điều đó mặc định rằng phía ứng viên còn lại không nhận được lời mời phỏng vấn nào tức là đã bị loại.

Nhưng việc viết thư từ chối ứng viên được các chuyên gia hàng đầu ngành tuyển dụng tại Timviec365 khuyên rằng nên có. Bởi lá thư này không chỉ đơn thuần là kết quả sàng lọc hồ sơ của ứng viên mà còn là cách để nhà tuyển dụng thể hiện văn hóa ứng xử vừa khéo léo vừa chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Thư từ chối nhận việc giúp nhà tuyển dụng bày tỏ thái độ trân trọng ứng viên vì đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng của doanh nghiệp. Do đó dù kết quả là không được nhận song ứng viên vẫn cảm thấy vui vẻ vì nhận được sự tôn trọng, điều này càng làm tăng thêm hình ảnh, sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt ứng viên và trên thị trường lao động nói chung. Công ty bạn sẽ nhận được những review đầy thiện cảm và càng trở thành niềm mơ ước của nhiều ứng viên hơn.

Lá thư từ chối ứng viên còn có tác dụng rất lớn đối với ứng viên. Qua những nhận xét đánh giá khách quan của nhà tuyển dụng, họ sẽ nhận diện rõ năng lực, thế mạnh, điểm còn hạn chế của bản thân để nỗ lực bồi đắp, rút kinh nghiệm thêm trong tương lai. Biết đâu đó cũng là định hướng họ muốn thay đổi, phấn đấu để trong tương lai sẽ tiếp tục ứng tuyển vào vị trí thích hợp tại doanh nghiệp.

Mặt khác, ứng viên dù bị từ chối nhưng vẫn có thể là ứng cử viên tiềm năng, dự bị cho các vị trí sẽ tuyển trong tương lai hoặc đơn giản là có thể kịp thời bổ sung ngay khi ứng viên được lựa chọn vì lý do nào đó từ chối nhận việc. Ngay cả khi đã nhận được thư từ chối, nhưng nếu sau đó, nhà tuyển dụng lại gửi thư mời nhận việc thì vui lại càng vui và tỷ lệ nhận việc sẽ cao hơn.

Tất nhiên việc từ chối rồi sau đó lại mời phỏng vấn hay nhận việc hoàn toàn không phải là chiến lược tuyển dụng. Đơn giản là khi ứng viên đó cũng rất tiềm năng như số lượng cần tuyển đã đủ và sau đó ứng viên được chọn lại “từ chối” thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể mời những ứng viên tiềm năng còn lại trong danh sách dự bị.

Để từ chối ứng viên khéo léo, không làm cho họ mất lòng và khi cần có thể dễ dàng gửi thêm một lời mời họ quay trở lại thì chắc chắn bạn cần biết cách viết thư từ chối chuyên nghiệp. Ngay sau đây là hướng dẫn cách trình bày tỉ mỉ, hiệu quả thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh.

2. Hướng dẫn trình bày thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh mẫu chuẩn

Một mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh đúng chuẩn, lịch sự thì cần phải được trình bày chỉn chu và có đầy đủ nội dung. Bạn cần trình bày cụ thể theo hướng dẫn sau đây.

2.1. Từ chối bằng thái độ thiện cảm ngay từ lời đầu thư

Bạn hãy mở đầu thư bằng một lời cảm ơn đến ứng viên đầy nhã ý, cách này rất hiệu quả khi thể hiện thái độ trân trọng ứng viên vì đã ứng tuyển vào vị trí công việc tại công ty. Lời dẫn dắt chỉ cần ngắn gọn đủ để ứng viên nhận thấy ngay sự tôn trọng, lịch sự trong văn hóa công ty, ví dụ như:

Dear [name], Thank you for your interest and application for a job at our company.

2.2. Đưa ra thông báo từ chối kèm lý do rõ ràng

Đây chính là nội dung chính không thể thiếu khi trình bày thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Việc nêu ra quyết định từ chối kèm theo lý do cụ thể là cách tôn trọng ứng viên, đồng thời tránh cho nhà tuyển dụng bị nhầm lẫn. Việc này còn giúp cho ứng viên hiểu lý do họ không được chọn là vì đâu để có thể nỗ lực cải thiện trong tương lai.

Nội dung nêu ra cần tinh tế, tránh từ chối một cách thẳng thừng và tuyệt đối không chê bai ứng viên. Bạn có thể viết “We regret to inform you that you do not have the relevant experience for this position.” Vừa bày tỏ thiện chí vừa giúp nhấn mạnh đến khía cạnh còn hạn chế của ứng viên.

2.3. Nên nhắc tới điểm mạnh của ứng viên

Mặc dù nội dung chính của bức thư là từ chối phỏng vấn song bạn vẫn cần đề cập tới điểm mạnh của ứng viên mà bạn nhận thấy được qua các cơ sở ứng tuyển. Đây là một cách kết nối khéo léo, có thể khích lệ ứng viên và bản thân nhà tuyển dụng cũng có sự kết nối tích cực với ứng viên để tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.

2.4. Lời chúc thành công khi kết thúc thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh

Để kết thúc bức thư, bạn hãy gửi tới ứng viên lời chúc thành công. Đây là phép lịch sự và cũng góp phần tạo thiện cảm cho ứng viên. Với sự ứng xử khéo léo này, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kết nối với ứng viên trong tương lai khi cần tuyển dụng. Hãy để một kết thúc mở trong email này về việc mời họ ứng tuyển lại lần nữa khi có cơ hội. Ứng viên sẽ cảm nhận được rõ thiện chí của bạn và không “thất vọng” về bản thân hay sinh ra cảm giác chán nản.

Mặc dù nhận được lời từ chối nhưng với lời từ chối được bạn viết khéo léo, đầy giá trị khích lệ, điều đó sẽ giúp nâng niu cảm xúc cho ứng viên. Hơn nữa còn là một chất xúc tác quan trọng thúc đẩy động lực cho ứng viên càng tin tưởng hơn vào cơ hội hợp tác trong tương lai và quyết tâm phấn đấu để hoàn thiện mình.

Qua bài viết này, chúng ta nhận thấy rõ rằng, việc từ chối mà vẫn làm cho ứng viên vui vẻ chấp thuận, lại có thêm động lực phấn đấu thì đó chính là một nghệ thuật không phải ai cũng làm được. Nhà tuyển dụng cần đặt mình vào vị trí của ứng viên để đưa ra những nội dung, ngôn từ lịch sự, thể hiện sự tôn trọng ứng viên. Tìm kiếm những biểu mẫu phục vụ công việc tại Timviec365.vn bao gồm cả thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh để đảm bảo hình thức, form mẫu chuẩn chỉnh, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu.